Yalnız iş başında. Müşteriler ve meslektaşları ile uzaktan nasıl işbirliği yapılır?

Feragatname: Verimli çalışma hakkındaki düşüncelerimi bir önceki yazıda anlattım: Uzak bir ekipte nasıl etkili bir şekilde çalışılır? Spoiler uyarısı: Hala bir cevap arıyorum. Bu makalede, bir UX tasarımcısı olarak yaptığım işte kullandığım somut araçlara ve çözümlere odaklanıyorum. Aşağıdaki tavsiyelerin sizin durumunuzda yetersiz olabileceğini unutmayın.

Amaç: kişisel mutluluk

Nasıl mutlu olunur? Daha çok felsefi bir soruya benziyor. Mutluluk, sevgi, saygı, sağlık, rahatlama ve para gibi kavramların etrafında dolaşıyor sanırım. Dolayısıyla, iş açısından, para kısmını en üst düzeye çıkarmaya odaklanacağım, ancak diğer mutluluk faktörleri pahasına değil. Örneğin, aşağılayıcı bir şey yapmak zorunda kalırsam daha yüksek bir maaş almaya karar vermeyeceğim.

Neyse ki, şu anki çalışma durumumdan memnunum ve en azından bunu korumak istiyorum. Bu işverenimin çalışmalarımdan memnun olması gerektiği anlamına geliyor. Şirket için gelir elde ettiğim zamandır. Ve bu sadece müşterilerimiz işimi olumlu değerlendirdiğinde olur. Operasyonel seviyede müşteri memnuniyetini en üst düzeye çıkarmam gerekiyor.

Bunu şu şekilde yapabilirim:

  1. kaliteli işi zamanında teslim etmek,
  2. Müşteriye güveniyorsa, bana güvenebilir (yani, ben hazırım)

İlk nokta apaçık ortadadır. İkincisi daha zorlaşıyor çünkü sizin için orada olduğum görünümle ilgili.

Çalışma karakteristiği

Bir UX tasarımcısı olarak:

  • tasarım uygulaması arayüzleri,
  • tasarım kullanıcı akışları,
  • araştırma verilerini analiz edebilir,
  • kullanıcı çalışmaları yapmak,
  • işimi sun ve geri bildirimi yönet.

Benim karakteristik

  • Ben içine kapanık biriyim. Diğer insanlarla konuşmak enerjimi emer. Bu, doğrudan iletişim biçimlerinin çoğundan kaçınma eğiliminde olduğum anlamına geliyor. Tabii ki, bazen işlerimi sunarken olduğu gibi kaçınılmaz.
  • İşletmelerin nasıl işlediğini anlıyorum. İlk işimi 21 yaşında (on iki yıl önce) kurdum. Ekonomi üniversitesinden mezun oldum. Bu yüzden bazen bir iş analizi yapıyorum ve süreci bana açıklamak için bir BA'ya ihtiyacım yok.
  • Birinin UX ekibi olarak çalışıyorum. Genellikle, projedeki tek tasarımcıyım, bu yüzden çeşitli beceriler geliştirdim: tel çerçeve, GUI tasarımı, UX araştırması (çoğunlukla IDI'lar, web analizi ve masa başı araştırması). Bazen tüm web sitelerini sıfırdan bile oluşturabilirim (Webflow kodsuz yaklaşımı sayesinde). Bu, paydaşlar, geliştiriciler, iş analistleri ve proje yöneticileri ile işbirliği yaptığım anlamına geliyor.
  • İşimi kendim organize ediyorum. Yaratıcı olana kadar karışıklığı sevmiyorum. Notlarım, dosyalarım ve geri bildirimlerim kolayca izlenebilir ve yönetilebilir.
  • Zaman ve diğer saçmalıklardan nefret ediyorum. Meyvesiz toplantılar bana işkence gibi geliyor. Bu yüzden kutsal bir kontrol listesi varmış gibi her çevik ritüeli körü körüne takip etmemeye karşıyım. Her gün yarım saatlik bir stand-up'a katılmamız gerekiyor mu? Kararsızlığı ve örgüt ataletini de küçümsüyorum.

Etkili işbirliği kuralları

Daha az iletişim ve işe odaklanma

  • Toplu olarak tüm mesajlara cevap verdiğimde (başlangıçta, ortada ve bir iş gününün sonunda) üç zaman dilimi ayırıyorum. Esnekliğe değer verdiğim için kasıtlı olarak katı saatler vermiyorum.
  • Gündemi veya net bir amacı olmayan toplantıları açıkça eleştiriyorum. Katıldığım her telekonferanstan sonra yazılı bir not talep ediyorum. Eşekte böyle bir acı olmanın avantajları var - insanlar beni sadece ihtiyacım olduğunda davet ediyorlar.
  • Beni doğrudan ilgilendirmeyen iletişimi ihmal ederek gelen kutumu filtreliyorum.
  • Üstüm veya Anahtar Paydaşım (bir projenin mali tarafından sorumlu müşteri temsilcisi, örneğin CEO veya Ürün Sahibi) olmadığı sürece kimseye telefon numaramı vermiyorum.
  • Herhangi bir yan görev almayı reddediyorum. Bir projedeyken sadece ona odaklanıyorum. Beceri setim başka bir yüksek gelirli proje için gerekliyse, amirlerimi programımı yeniden düzenlemeye çağırıyorum. A projesi için% 60 zaman ve B projesi için% 40 zaman daha. Benim tarafımdan ince, ama resmi yapalım. Yaptığım tek istisna, yakın zamanda katıldığım projeler ve ancak katılımım haftada 1 saati geçmeyecekse. Proje detaylarını bildiğim için işleri çok hızlı halledebilirim.

Bu neden işbirliği için iyidir?

Bu uygulamalar sayesinde zamandan tasarruf ediyorum ve daha fazlasını kaliteli iş sunmaya harcayabilirim (ve önemli olan bu, yardım hattı olarak hizmet etmemek).

Takım arkadaşlarıma ve iş arkadaşlarıma yardım etmeye açık

Yukarıdaki kuralla çelişkili görünebilir. Ancak, bu sadece doğal bir ektir. Bir yandan, spam'ı sınırlandırıyorum ve iş arkadaşlarım için bir müşteri hizmetleri uzmanı olarak davranmayı reddediyorum. Öte yandan, uzmanlığımın ne olduğunu ve hangi şartlarda yardımcı olmak istediğimi iletiyorum. Bu bir zaman meselesi. Çalışmalarının kalitesini (zamanımın% 50'sine kadar) önemli ölçüde artırabildiğimi gördüğümde takım arkadaşlarıma daha fazla zaman harcayabilirim. Ayrıca ekibimin dışındaki kişilere de tavsiyede bulunmak istiyorum, ancak yalnızca birkaç dakika sürerse. Aksi takdirde, bir yan görev haline gelir.

Bu neden işbirliği için iyidir?

Şirketimdeki tek UX uzmanıyım, bu yüzden uzmanlığım bazı yönlere yeni bir ışık tutabilir.

Zaman uyumsuz sunular

Bu katil özellik ve repertuarımdaki güncel yıldız. Ev ofisi düzenlemesinden önce, her paydaşı bir odada topladım ve tel çerçeveleri büyük bir ekranda sundum. Benim için stresli olmasına rağmen, verimliliğine değer verdim. Geri bildirim hemen geldi.

Mevcut durum böyle bir toplantı olasılığını ortadan kaldırmaktadır, ancak çevrimiçi alternatifler, örneğin bir telekonferans vardır. Ancak, çevrimiçi toplantı araçlarıyla ilgili teknik zorluklar vardır. Bazı araçlar tarayıcı tabanlıdır, bu çoğu durumda yeterlidir, ancak çalışmamda tel kafeslerin düşük kaliteli ekranına güvenemiyorum. Diğerleri sunum yapan kişinin ekran çözünürlüğünü tanır, ancak bir uygulamayı yerel olarak yüklemeyi gerektirir (bazı kurumsal çalışanların yönetici ayrıcalıkları yoktur, bu yüzden büyük bir hayır). Farklı bir yaklaşım buldum - HD video. Tel kafesleri sunduğum ekranı (sesli) kaydediyorum ve belirli çözümleri ve kullanıcı akışını açıklıyorum. Bir video ortalama 10 ila 20 dakika sürer, bu nedenle normal bir toplantıdan çok daha kısadır. Dahası, her katılımcı zamanı olduğunda izleyebilir. Geri bildirim bir e-posta olarak gelir (aslında birçok e-posta).

Bu neden işbirliği için iyidir?

  • Daha fazla kişi dahil olabilir (tek yapmanız gereken bir videoya bağlantı göndermek)
  • Geri bildirim daha anlayışlı (paydaşlar bunu barış içinde düşünebilir)
  • Benim için stres yok (ekran kaydı ve topluluk önünde konuşma)

Ne yazık ki, bir dezavantajı da var. Uzun bir süre boyunca yanıtları alıyorum. Bir haftaya kadar sürebilir, bu da kabul işleminin devam etmesi gerekiyorsa iş akışını bozabilir.

Zaman uyumsuz stand-up. Günde 30 ila 1 dakika.

Arkadaşımın profesyonel ipucu. Bunu kullanma şansım olmadı ama bu fikre bayıldım. Arkadaşımın ekibi, 30 dakikaya kadar sürebilen normal bir duruş (gerçek hikaye) yerine, günlük bir kısa not (dün ne yaptım? Bugün ne yapacağım? En fazla birkaç cümle) wiki. Ekibi her stand-up için bir belge oluşturur.

Bu neden işbirliği için iyidir?

Bir stand-up'ın (çok fazla zaman kaybı) dezavantajlarını çıkarın ve faydaları bırakın (ekip bilgilendirilir).

Etkili işbirliği için araçlar

MacOS'ta ekran kaydı için Kap

Tel kafes sunumlarımı kaydetmek için Kap kullanıyorum. Bu araç güçlü ve ücretsizdir. Ne yazık ki, sadece mac için kullanılabilir. Dosyayı oluşturduktan sonra video akış hizmetine yüklüyorum. YouTube'u kullanıyorum çünkü özel bağlantı işlevi sunuyor.

İletişim için e-posta

Ben eski okulum. E-posta benim için bir numaralı iletişim aracı olmaya devam ediyor, çünkü:

  • Herkesin bir e-postası vardır, bu yüzden bir giriş engeli yoktur.
  • Çok uzun mesajlar yazabilir ve ek dosyalar ekleyebilirsiniz.
  • Tam bir geçmişiniz var (bazen çevrimdışı bile).
  • Gelişmiş filtreler, gelen kutunuz üzerinde tam kontrol sağlar.

Belgeler için Wiki

Wiki'lere değer veriyorum çünkü işbirliğini gerçek zamanlı olarak güçlendiriyorlar. Ayrıca, çevrimiçi dokümanlar yerel olarak tutulan Word belgelerinin aksine günceldir. Düzinelerce wiki var, ama Paper Dropbox benim favorim. Temiz bir arayüze ve ihtiyacım olan tüm özelliklere sahip. Ancak, çevrimiçi e-tablolardan yararlanmak istiyorsanız Google Drive'ı öneriyorum. Her ikisi de ücretsiz.

Ek belgeler için AirTable

AirTable belirgin bir çözüm değildir. Araç, tablolar ve kayıtlar arasındaki ilişkiler şeklinde veritabanları oluşturmanıza olanak tanır. İş analizi yaparken tercih ederim. AirTable, bu senaryoda Excel'den ve hatta Google E-Tablolardan daha iyi performans gösterir.

Tel kafesler için Axure Cloud çevrimiçi

Sketch'de tasarladığımda bile Axure Cloud ile gidiyorum (sadece PNG'de çalışma yüzeylerini dışa aktarıyorum ve sonra etkileşimler ekliyorum). Web uygulamalarının tel çerçeveleri daha gerçekçi. Axure'daki yorumları kapatıyorum çünkü e-posta yoluyla geri bildirim almayı tercih ediyorum.

Geliştiricilerin elden çıkması için Zeplin (veya Axure Cloud)

Sketch'te tasarım yaparsam, Zeplin ile giderim. Axure'u seçtiğimde, Axure Cloud ile kalıyorum.

Yapılacaklar listeleri için kağıt not defteri

Yapılacaklar listeleri için mükemmel çevrimiçi araçlar vardır. Todoist (basit yapılacaklar listeleri için harika) ve Click-up (karmaşık projeler için harika) ile mutluydum. Bu araçları takdir etsem de beni yavaşlattıkları izlenimindeydim. Bu oldu, çünkü belirli bir günde yapacağım görevleri öngöremedim. Yaratıcı sürecimi organize bir karmaşa olarak tarif ederdim. Bir gün boyunca, fikrimi yüzlerce kez değiştirebilirim, bu yüzden yapılacaklar listesini güncellemek çok zaman alır. Ve cidden kimsenin bilmesine gerek var, bu yazı tipi boyutunu 13 piksel, sonra 12 piksel, sonra 14 piksel olarak değiştirdim? Kağıt not defteri benim için en iyisi.

Etkisiz işbirliği için araçlar (Onlardan nefret ediyorum)

Buradaki bazı seçenekler şok olarak görülebilir.

Çevrimiçi toplantılar ve ekran paylaşımı için yakınlaştırma

Zoom'u bu listeye koymak konusunda kendimi belirsiz hissettim. Bence güçlü bir araç ve arkasındaki teknolojiye hayranım. Ekran paylaşma özelliği kusursuz çalışıyor. Çevrimiçi toplantılar için iseniz, Zoom'u öneririm. Sorun şu ki, şu anda onlara karşıyım çünkü çoğu zaman herhangi bir sonuç üretmiyorlar. Umarım yakın gelecekte ilk listeye yerleştiririm.

Sohbet için gevşeme

Senden ayrılmak istiyorum, Slack. Sen değilsin. Benim. İşyerinde anlık mesajlaşma kavramını çözemiyorum. Sohbetler Facebook'ta arkadaşlarınızla konuşmak için iyidir. İroni, ismin kendisi size her şeyi anlatıyor. Gevşeklik işyerinde yavaşlama sağlar.

Belgeler için Word

Gözden Geçirme> Değişiklikleri izleme ile işbirliği bir kabustur ve yasaklanmalıdır. Bir belgenin farklı sürümleri kontrolden çıkar. Sevgili Söz, doksanlar için teşekkürler. Şimdi öl.

Telefon, biliyorsun, konuştuğun için

İki nedenden dolayı iş telefon görüşmelerinden nefret ediyorum:

  • Derin çalışma süremi kesiyorlar.
  • Beni anında karar vermeye zorlarlar. Çok sık, sonuç yetersizdir (en azından benim için). Örneğin, gerçekçi olmayan bir son tarihi kabul ediyorum ve saatlerce ödenmemiş olmak zorundayım.

Her şey için Jira (geliştirici değilseniz)

Görevleri ve zaman tahminlerini izlemek için kullanılan araçları reddediyorum. Yazılım dünyasındaki avantajlarının farkındayım. Geliştiriciler büyük görevleri daha parçalara ayırıyor ve karmaşık sorun basitleşiyor. Ne yazık ki, karşılaştığım her tasarım zorluğunu bölemiyor ve yapılacaklar listesi hazırlayamıyorum. Yanıltıcıdır, çünkü tasarım sürecinde önceki kararları tekrar tekrar değiştirebilirim. Müşterilerin bazı son teslim tarihlerine ihtiyacı olduğunu biliyorum ve onlara veriyorum. Ancak, her bir görev için değil, kilometre taşlarını tahmin ediyorum. Örneğin, bu açılış sayfasını bir hafta içinde tasarladığımı söyleyebilirim. Ama ilk gün saat başı ne yapacağım gibi ayrıntılara dalmak istemiyorum.

Mükemmel düzenlememi gösterdim. Seninki nedir?